Notaris bertanggung jawab atas setiap akta yang ditandatangani. Namun waktu yang seharusnya untuk melayani klien sering habis untuk pekerjaan administrasi, dan kesalahan kecil di sana bisa menjadi temuan saat pemeriksaan MPD.
Masalah yang sering terjadi
- Nomor akta ganda, celah nomor, atau tanggal yang mundur baru ketahuan saat repertorium disusun.
- Repertorium, klapper, legalisasi, waarmerking, wasiat, dan surat pengantar MPD diketik ulang setiap bulan.
- Tenggat mudah terlewat: pengesahan PT 60 hari, fidusia 30 hari, daftar wasiat tanggal 5, laporan MPD tanggal 15.
- Honorarium serta titipan pajak dan PNBP bercampur, sehingga sulit dipertanggungjawabkan.
Mengapa ini terjadi
Data kantor dicatat berulang di tempat yang berbeda:
- 1Nomor akta diberikan tanpa pemeriksaan otomatis terhadap urutan dan tanggal.
- 2Buku daftar dan laporan MPD disusun ulang, bukan diambil dari akta yang sudah tercatat.
- 3Batas waktu AHU dan PPAT dihitung manual dengan hari kalender.
- 4Honorarium dan titipan dicatat di buku yang sama tanpa saldo per klien.
Solusi yang perlu dilakukan
- Catat setiap berkas sekali, sejak klien datang sampai protokol tersimpan.
- Periksa kesiapan akta (pihak, identitas, saksi, wilayah jabatan) sebelum nomor diberikan.
- Susun register dan laporan bulanan langsung dari akta yang sudah bernomor.
- Hitung tenggat dengan hari kerja dan pasang pengingat.
- Pisahkan honorarium dan titipan per klien.
Bagaimana Ruci Notaria membantu
Ruci Notaria dari Rucisoft membuat kantor rapi, patuh UUJN, dan siap diperiksa MPD:
- Cek kesiapan akta berbasis aturan UUJN, dan nomor repertorium yang terkunci.
- Repertorium, klapper, legalisasi, waarmerking, dan laporan MPD siap cetak.
- Pengingat tenggat AHU dan PPAT yang dihitung dengan hari kerja.
- Tagihan honorarium, titipan, dan protokol yang tercatat rapi, dengan hak akses per peran dan jejak audit.
Ingin melihat alurnya? Ikuti webinar gratis Rucisoft Academy, atau jadwalkan demo untuk kantor Anda.
